Configurar o QuoteCrest da forma certa: o guia completo

A maioria das ferramentas de orçamentos funciona razoavelmente bem logo de início — e é exatamente por isso que a maioria das equipas nunca as configura como deve ser. Dez minutos de configuração são a diferença entre orçamentos que levam automaticamente a taxa de imposto certa, os termos certos e as expectativas de pagamento certas, e orçamentos que remendas à mão todas as vezes.

Esta é a parte 1 de uma série de duas partes. Aqui levamos uma equipa do registo até um espaço de trabalho totalmente configurado. A parte 2 liga esse espaço de trabalho à tua própria aplicação ou ERP através da REST API.

Passo 1: Regista-te e completa o onboarding

Cria a tua conta em quotecrest.com/register e confirma o teu email. O assistente de onboarding que se segue não é decoração — as respostas configuram predefinições reais:

O tipo de negócio e os objetivos determinam que funcionalidades aparecem primeiro.
Os dados da empresa aparecem em cada orçamento e PDF que envias. O país que escolhes também define o teu modo de preços: os negócios dos EUA e do Canadá têm o imposto adicionado aos preços líquidos; os negócios em países com IVA/GST usam preços com impostos incluídos, em que o preço que introduzes é o preço que o cliente paga. Podes alterar isto mais tarde em Configurações → Orçamentos.
A taxa de imposto e a categoria de artigos predefinidas dão o pontapé de saída ao teu espaço de trabalho, para que o teu primeiro orçamento não parta de uma folha em branco.

Tudo o que o assistente define pode ser revisto depois nas Configurações, por isso não te atormentes — mas também não o saltes.

Passo 2: Liga o Stripe para pagamentos online

A cobrança de pagamentos online está disponível em todos os planos e é a funcionalidade com maior retorno que podes ativar: clientes que podem pagar no momento em que aceitam cancelam menos e pagam semanas mais cedo.

Vai a Configurações → Contabilidade e clica em Conectar Stripe. Vais passar pelo onboarding do próprio Stripe (ou ligar uma conta Stripe existente) e voltar ao QuoteCrest com a cobrança de pagamentos ativa. Os pagamentos vão diretamente para a tua conta Stripe — o QuoteCrest nunca retém o teu dinheiro. A taxa da plataforma depende do teu plano: 1% do pagamento no Free, $0.50 fixos no Pro e $0.00 no Business.

Já que lá estás, define a tua condição de pagamento predefinida: se os clientes pagam 30%, 50% ou 100% do orçamento na aceitação. Uma entrada de 30% é o padrão seguro para a maioria dos ofícios; trabalhos com custos de materiais elevados à cabeça normalmente justificam 50%. Cada orçamento pode substituir a predefinição.

Passo 3: Liga o QuickBooks ou o Xero

Se faturas a partir do QuickBooks ou do Xero, liga-o em Configurações → Contabilidade (planos Pro e Business). É uma ligação OAuth direta — clica em Conectar, aprova no teu software de contabilidade, e está feito. O QuoteCrest suporta uma ligação de contabilidade de cada vez.

No momento em que ligas, três coisas sincronizam-se automaticamente, por ordem de dependência:

As taxas de imposto entram primeiro, para que as linhas sejam associadas a códigos de imposto reais.
Os artigos (produtos e serviços) preenchem a tua biblioteca de artigos.
Os clientes são importados como clientes do QuoteCrest, emparelhados por email sempre que possível.

A partir daí, a sincronização corre segundo um calendário, e podes acioná-la manualmente a qualquer momento com o botão Sincronizar agora. A recompensa chega na aceitação: com a sincronização automática na aceitação ativa, um orçamento aceite torna-se um rascunho de fatura no teu software de contabilidade — linhas, códigos de imposto e cliente corretos — sem que ninguém volte a digitar nada. Se os teus orçamentos usam preços com impostos incluídos, a fatura é criada no modo correspondente, e os totais batem certo ao cêntimo.

Passo 4: Define as predefinições dos teus orçamentos

Configurações → Orçamentos é onde dez minutos de configuração poupam uma hora por semana:

Modelos de termos e condições. Escreve os teus termos padrão uma vez, marca um modelo como predefinido, e cada novo orçamento passa a levá-los. As edições feitas num orçamento nunca tocam no modelo.
Taxas de imposto. Define as taxas que realmente usas e marca uma como predefinida. Se sincronizaste a partir do software de contabilidade, já cá estão — basta escolher a predefinida.
Categorias de artigos e a biblioteca de artigos. As categorias mantêm os orçamentos grandes organizados e trazem a sua própria taxa de imposto predefinida. A biblioteca de artigos guarda os teus produtos e serviços padrão com preços, por isso montar um orçamento é escolher artigos, não voltar a digitá-los. O gerador de orçamentos com IA também usa a tua biblioteca e categorias para gerar rascunhos realistas e com preços corretos.
Expiração dos orçamentos. Define quantos dias os orçamentos ficam abertos (30 por predefinição). Os orçamentos expirados fecham automaticamente.
Exigir pagamento por predefinição e a percentagem das condições de pagamento do passo 2.
Preços com impostos incluídos — confirma que o modo de preços corresponde à forma como se orçamenta na tua região. Isto afeta os cálculos de cada novo orçamento, o PDF e a forma como as faturas chegam ao teu software de contabilidade.

Passo 5: Convida a tua equipa

Configurações → Membros da Equipe — convida as pessoas que criam e enviam orçamentos. O Pro inclui até 10 membros; o Business é ilimitado. Cada membro inicia sessão com a sua própria conta (ativa a autenticação de dois fatores nas Configurações para quem lida com pagamentos).

A checklist

Antes de enviares o teu primeiro orçamento a sério, deves ter: ✓ os dados da empresa e o logótipo, ✓ o Stripe ligado com uma condição de pagamento predefinida, ✓ o software de contabilidade ligado com a sincronização automática ativa, ✓ um modelo de termos predefinido, ✓ as tuas taxas de imposto com uma predefinida, ✓ uma biblioteca de artigos com categorias, ✓ o modo de preços certo para a tua região.

Isto é um espaço de trabalho onde cada novo orçamento começa correto. Na parte 2, vamos ligar tudo isto ao teu próprio software: criar uma aplicação OAuth, autorizá-la e gerir orçamentos a partir do teu ERP através da API do QuoteCrest.