Bien configurer QuoteCrest dès le départ : le guide complet

La plupart des outils de devis fonctionnent correctement dès l'installation — et c'est précisément pour cela que la plupart des équipes ne les configurent jamais vraiment. Dix minutes de paramétrage font la différence entre des devis qui portent automatiquement le bon taux de taxe, les bonnes conditions et les bonnes attentes de paiement, et des devis que vous rafistolez à la main à chaque fois.

Ceci est la partie 1 d'une série en deux volets. Nous y menons une équipe de l'inscription jusqu'à un espace de travail entièrement configuré. La partie 2 connecte cet espace de travail à votre propre application ou ERP via la REST API.

Étape 1 : Inscrivez-vous et terminez l'onboarding

Créez votre compte sur quotecrest.com/register et confirmez votre e-mail. L'assistant d'onboarding qui suit n'est pas de la décoration — les réponses configurent de vrais paramètres par défaut :

Le type d'activité et les objectifs déterminent quelles fonctionnalités sont mises en avant en premier.
Les informations de l'entreprise figurent sur chaque devis et PDF que vous envoyez. Le pays choisi définit aussi votre mode de tarification : les entreprises américaines et canadiennes voient la taxe ajoutée aux prix nets ; les entreprises des pays à TVA/TPS ont des prix TTC, où le prix saisi est le prix que paie le client. Vous pourrez modifier cela plus tard dans Paramètres → Devis.
Le taux de taxe et la catégorie d'articles par défaut amorcent votre espace de travail pour que votre premier devis ne parte pas d'une page blanche.

Tout ce que l'assistant définit peut être revu dans les Paramètres, alors ne vous torturez pas — mais ne le sautez pas non plus.

Étape 2 : Connectez Stripe pour les paiements en ligne

L'encaissement en ligne est disponible sur tous les plans, et c'est la fonctionnalité au meilleur rapport effort/résultat : les clients qui peuvent payer au moment où ils acceptent annulent moins et paient des semaines plus tôt.

Allez dans Paramètres → Comptabilité et cliquez sur Connecter Stripe. Vous passerez par l'onboarding de Stripe lui-même (ou lierez un compte Stripe existant) et reviendrez dans QuoteCrest avec l'encaissement activé. Les paiements vont directement sur votre compte Stripe — QuoteCrest ne détient jamais votre argent. Les frais de plateforme dépendent de votre plan : 1 % du paiement sur Free, 0,50 $ forfaitaires sur Pro et 0,00 $ sur Business.

Pendant que vous y êtes, définissez vos conditions de paiement par défaut : les clients paient-ils 30 %, 50 % ou 100 % du devis à l'acceptation ? Un acompte de 30 % est la valeur sûre pour la plupart des métiers ; les chantiers avec de gros coûts de matériaux en amont justifient généralement 50 %. Chaque devis peut remplacer la valeur par défaut.

Étape 3 : Connectez QuickBooks ou Xero

Si vous facturez depuis QuickBooks ou Xero, connectez-le dans Paramètres → Comptabilité (plans Pro et Business). C'est une connexion OAuth directe — cliquez sur Connecter, approuvez dans votre logiciel de comptabilité, c'est fait. QuoteCrest prend en charge une connexion comptable à la fois.

Dès la connexion, trois choses se synchronisent automatiquement, dans l'ordre des dépendances :

Les taux de taxe arrivent en premier, pour que les lignes soient rattachées à de vrais codes de taxe.
Les articles (produits et services) remplissent votre bibliothèque d'articles.
Les clients sont importés comme clients QuoteCrest, rapprochés par e-mail quand c'est possible.

Ensuite, la synchronisation s'exécute selon un planning, et vous pouvez la déclencher manuellement à tout moment avec le bouton Synchroniser maintenant. Le vrai gain arrive à l'acceptation : avec la synchronisation automatique à l'acceptation activée, un devis accepté devient un brouillon de facture dans votre logiciel de comptabilité — lignes, codes de taxe et client corrects — sans que personne ne ressaisisse quoi que ce soit. Si vos devis utilisent des prix TTC, la facture est créée dans le mode correspondant, et les totaux concordent au centime près.

Étape 4 : Définissez vos paramètres de devis par défaut

Paramètres → Devis est l'endroit où dix minutes de configuration font gagner une heure par semaine :

Modèles de conditions générales. Rédigez vos conditions standard une fois, marquez un modèle comme modèle par défaut, et chaque nouveau devis les reprend. Les modifications faites sur un devis ne touchent jamais le modèle.
Taux de taxe. Définissez les taux que vous utilisez réellement et marquez-en un par défaut. Si vous avez synchronisé depuis votre logiciel de comptabilité, ils sont déjà là — choisissez simplement celui par défaut.
Catégories d'articles et bibliothèque d'articles. Les catégories gardent les gros devis organisés et portent leur propre taux de taxe par défaut. La bibliothèque d'articles stocke vos produits et services standard avec leurs prix : construire un devis, c'est choisir des articles, pas les ressaisir. Le générateur de devis par IA s'appuie lui aussi sur votre bibliothèque et vos catégories pour produire des brouillons réalistes et correctement tarifés.
Expiration des devis. Définissez combien de jours les devis restent ouverts (30 par défaut). Les devis expirés se ferment automatiquement.
Exiger un paiement par défaut et le pourcentage des conditions de paiement de l'étape 2.
Prix TTC — vérifiez que le mode de tarification correspond aux usages de votre région. Cela affecte les calculs de chaque nouveau devis, le PDF et la façon dont les factures arrivent dans votre logiciel de comptabilité.

Étape 5 : Invitez votre équipe

Paramètres → Membres de l'équipe — invitez les personnes qui créent et envoient les devis. Pro inclut jusqu'à 10 membres d'équipe ; Business est illimité. Chaque membre se connecte avec son propre compte (activez l'authentification à deux facteurs dans les Paramètres pour toute personne qui manipule des paiements).

La check-list

Avant d'envoyer votre premier vrai devis, vous devriez avoir : ✓ les informations et le logo de l'entreprise, ✓ Stripe connecté avec des conditions de paiement par défaut, ✓ le logiciel de comptabilité connecté avec la synchronisation automatique activée, ✓ un modèle de conditions par défaut, ✓ vos taux de taxe avec un taux par défaut, ✓ une bibliothèque d'articles avec des catégories, ✓ le bon mode de tarification pour votre région.

Voilà un espace de travail où chaque nouveau devis démarre juste. Dans la partie 2, nous brancherons tout cela sur votre propre logiciel : créer une application OAuth, l'autoriser et piloter les devis depuis votre ERP via l'API QuoteCrest.