Cómo configurar QuoteCrest bien desde el principio: guía completa

La mayoría de las herramientas de presupuestos funcionan bien nada más instalarlas — y precisamente por eso la mayoría de los equipos nunca las configura como es debido. Diez minutos de configuración marcan la diferencia entre presupuestos que llevan automáticamente el tipo impositivo correcto, las condiciones correctas y las expectativas de pago correctas, y presupuestos que tienes que retocar a mano cada vez.

Esta es la parte 1 de una serie de dos entregas. Aquí llevamos a un equipo desde el registro hasta un espacio de trabajo completamente configurado. La parte 2 conecta ese espacio de trabajo con tu propia aplicación o ERP a través de la REST API.

Paso 1: Regístrate y completa el onboarding

Crea tu cuenta en quotecrest.com/register y confirma tu correo. El asistente de onboarding que sigue no es decoración — las respuestas configuran valores predeterminados reales:

El tipo de negocio y los objetivos determinan qué funciones se muestran primero.
Los datos de la empresa aparecen en cada presupuesto y PDF que envías. El país que elijas también fija tu modo de precios: los negocios de EE. UU. y Canadá suman el impuesto sobre los precios netos; los negocios de países con IVA/GST usan precios con impuestos incluidos, donde el precio que introduces es el precio que paga el cliente. Puedes cambiarlo más tarde en Configuración → Presupuestos.
El tipo impositivo y la categoría de artículos predeterminados siembran tu espacio de trabajo para que tu primer presupuesto no parta de una hoja en blanco.

Todo lo que fija el asistente se puede revisar después en Configuración, así que no te agobies — pero tampoco te lo saltes.

Paso 2: Conecta Stripe para cobrar en línea

El cobro de pagos en línea está disponible en todos los planes y es la función con mayor impacto que puedes activar: los clientes que pueden pagar en el momento de aceptar cancelan menos y pagan semanas antes.

Ve a Configuración → Contabilidad y haz clic en Conectar Stripe. Pasarás por el onboarding propio de Stripe (o vincularás una cuenta de Stripe existente) y volverás a QuoteCrest con el cobro de pagos activo. Los pagos van directamente a tu cuenta de Stripe — QuoteCrest nunca retiene tu dinero. La comisión de plataforma depende de tu plan: el 1 % del pago en Free, $0.50 fijos en Pro y $0.00 en Business.

Ya que estás ahí, define tu condición de pago predeterminada: si los clientes pagan el 30 %, el 50 % o el 100 % del presupuesto al aceptar. Un anticipo del 30 % es el valor seguro para la mayoría de los oficios; los trabajos con costes de material elevados por adelantado suelen justificar el 50 %. Cada presupuesto puede sobrescribir el valor predeterminado.

Paso 3: Conecta QuickBooks o Xero

Si facturas desde QuickBooks o Xero, conéctalo en Configuración → Contabilidad (planes Pro y Business). Es una conexión OAuth directa — haz clic en Conectar, aprueba en tu software de contabilidad y listo. QuoteCrest admite una conexión contable a la vez.

En el momento en que conectas, tres cosas se sincronizan automáticamente, en orden de dependencia:

Los tipos impositivos entran primero, para que las líneas se asignen a códigos de impuestos reales.
Los artículos (productos y servicios) rellenan tu biblioteca de artículos.
Los clientes se importan como clientes de QuoteCrest, emparejados por correo cuando es posible.

A partir de ahí, la sincronización se ejecuta según un calendario, y puedes lanzarla manualmente en cualquier momento con el botón Sincronizar ahora. La recompensa llega con la aceptación: con la sincronización automática al aceptar activada, un presupuesto aceptado se convierte en un borrador de factura en tu software de contabilidad — con las líneas, los códigos de impuestos y el cliente correctos — sin que nadie vuelva a teclear nada. Si tus presupuestos usan precios con impuestos incluidos, la factura se crea en el modo correspondiente, de modo que los totales cuadran al céntimo.

Paso 4: Define tus valores predeterminados de presupuesto

Configuración → Presupuestos es donde diez minutos de configuración ahorran una hora a la semana:

Plantillas de términos y condiciones. Escribe tus condiciones estándar una vez, marca una plantilla como predeterminada y cada presupuesto nuevo la llevará. Las ediciones por presupuesto nunca tocan la plantilla.
Tipos impositivos. Define los tipos que usas de verdad y marca uno como predeterminado. Si sincronizaste desde tu software de contabilidad, ya están aquí — solo elige el predeterminado.
Categorías de artículos y biblioteca de artículos. Las categorías mantienen organizados los presupuestos grandes y llevan su propio tipo impositivo predeterminado. La biblioteca de artículos guarda tus productos y servicios estándar con precios, así que armar un presupuesto es elegir artículos, no volver a teclearlos. El generador de presupuestos con IA también usa tu biblioteca y tus categorías para producir borradores realistas y con precios correctos.
Vencimiento del presupuesto. Define cuántos días permanecen abiertos los presupuestos (30 por defecto). Los presupuestos vencidos se cierran automáticamente.
Requerir pago por defecto y el porcentaje de las condiciones de pago del paso 2.
Precios con impuestos incluidos — confirma que el modo de precios coincide con cómo se presupuesta en tu región. Esto afecta a los cálculos de cada presupuesto nuevo, al PDF y a cómo llegan las facturas a tu software de contabilidad.

Paso 5: Invita a tu equipo

Configuración → Miembros del equipo — invita a las personas que crean y envían presupuestos. Pro incluye hasta 10 miembros del equipo; Business es ilimitado. Cada miembro inicia sesión con su propia cuenta (activa la autenticación de dos factores en Configuración para cualquiera que maneje pagos).

La lista de comprobación

Antes de enviar tu primer presupuesto real, deberías tener: ✓ los datos de la empresa y el logotipo, ✓ Stripe conectado con una condición de pago predeterminada, ✓ el software de contabilidad conectado con la sincronización automática activada, ✓ una plantilla de condiciones predeterminada, ✓ tus tipos impositivos con uno predeterminado, ✓ una biblioteca de artículos con categorías, ✓ el modo de precios correcto para tu región.

Ese es un espacio de trabajo donde cada presupuesto nuevo empieza bien. En la parte 2 conectaremos todo esto con tu propio software: crear una aplicación OAuth, autorizarla y manejar presupuestos desde tu ERP a través de la API de QuoteCrest.