QuoteCrest richtig einrichten: Die komplette Anleitung

Die meisten Angebotstools funktionieren direkt nach der Installation ganz ordentlich — und genau deshalb konfigurieren die meisten Teams sie nie richtig. Zehn Minuten Einrichtung machen den Unterschied zwischen Angeboten, die automatisch den richtigen Steuersatz, die richtigen Bedingungen und die richtigen Zahlungserwartungen enthalten, und Angeboten, die Sie jedes einzelne Mal von Hand nachbessern.

Dies ist Teil 1 einer zweiteiligen Serie. Hier begleiten wir ein Team von der Registrierung bis zum vollständig konfigurierten Arbeitsbereich. Teil 2 verbindet diesen Arbeitsbereich über die REST API mit Ihrer eigenen Anwendung oder Ihrem ERP.

Schritt 1: Registrieren und Onboarding abschließen

Erstellen Sie Ihr Konto unter quotecrest.com/register und bestätigen Sie Ihre E-Mail-Adresse. Der anschließende Onboarding-Assistent ist keine Dekoration — die Antworten konfigurieren echte Standardwerte:

Unternehmenstyp und Ziele bestimmen, welche Funktionen zuerst angezeigt werden.
Firmendaten erscheinen auf jedem Angebot und jeder PDF, die Sie versenden. Das gewählte Land legt außerdem Ihren Preismodus fest: Unternehmen in den USA und Kanada bekommen die Steuer auf Nettopreise aufgeschlagen; Unternehmen in Ländern mit Mehrwertsteuer/GST erhalten Bruttopreise, bei denen der eingegebene Preis der Preis ist, den der Kunde zahlt. Sie können das später unter Einstellungen → Angebote ändern.
Standard-Steuersatz und Artikelkategorie befüllen Ihren Arbeitsbereich, damit Ihr erstes Angebot nicht bei null anfängt.

Alles, was der Assistent festlegt, lässt sich später in den Einstellungen anpassen — zerbrechen Sie sich also nicht den Kopf, aber überspringen Sie ihn auch nicht.

Schritt 2: Stripe für Online-Zahlungen verbinden

Die Online-Zahlungsabwicklung ist in jedem Plan verfügbar und die Funktion mit dem größten Hebel überhaupt: Kunden, die im Moment der Annahme bezahlen können, stornieren seltener und zahlen Wochen früher.

Gehen Sie zu Einstellungen → Buchhaltung und klicken Sie auf Stripe verbinden. Sie durchlaufen Stripes eigenes Onboarding (oder verknüpfen ein bestehendes Stripe-Konto) und landen wieder in QuoteCrest — mit aktivierter Zahlungsabwicklung. Zahlungen fließen direkt auf Ihr Stripe-Konto — QuoteCrest hält Ihr Geld zu keinem Zeitpunkt. Die Plattformgebühr hängt von Ihrem Plan ab: 1 % der Zahlung im Free-Plan, pauschal 0,50 $ im Pro-Plan und 0,00 $ im Business-Plan.

Legen Sie bei der Gelegenheit auch Ihren Standard für Zahlungsbedingungen fest: ob Kunden bei Annahme 30 %, 50 % oder 100 % des Angebots zahlen. Eine Anzahlung von 30 % ist für die meisten Gewerke der sichere Standard; Aufträge mit hohen Materialkosten im Voraus rechtfertigen in der Regel 50 %. Jedes Angebot kann den Standard überschreiben.

Schritt 3: QuickBooks oder Xero verbinden

Wenn Sie aus QuickBooks oder Xero fakturieren, verbinden Sie es unter Einstellungen → Buchhaltung (Pro- und Business-Plan). Es ist eine direkte OAuth-Verbindung — auf Verbinden klicken, in Ihrer Buchhaltungssoftware bestätigen, fertig. QuoteCrest unterstützt eine Buchhaltungsverbindung gleichzeitig.

Sobald Sie verbunden sind, synchronisieren sich drei Dinge automatisch, in Abhängigkeitsreihenfolge:

Steuersätze kommen zuerst, damit Positionen echten Steuercodes zugeordnet werden.
Artikel (Produkte und Dienstleistungen) befüllen Ihre Artikelbibliothek.
Kunden werden als QuoteCrest-Kunden importiert und nach Möglichkeit per E-Mail-Adresse zugeordnet.

Von da an läuft die Synchronisierung nach Zeitplan, und Sie können sie jederzeit manuell über die Schaltfläche „Jetzt synchronisieren" anstoßen. Der eigentliche Gewinn zeigt sich bei der Annahme: Mit aktivierter Auto-Synchronisierung bei Annahme wird aus einem angenommenen Angebot ein Rechnungsentwurf in Ihrer Buchhaltungssoftware — mit korrekten Positionen, Steuercodes und Kunden — ohne dass irgendjemand irgendetwas abtippt. Wenn Ihre Angebote Bruttopreise verwenden, wird die Rechnung im passenden Modus angelegt, sodass die Summen auf den Cent übereinstimmen.

Schritt 4: Ihre Angebotsvorgaben festlegen

Einstellungen → Angebote ist der Ort, an dem zehn Minuten Konfiguration eine Stunde pro Woche sparen:

Vorlagen für Geschäftsbedingungen. Schreiben Sie Ihre Standardbedingungen einmal, markieren Sie eine Vorlage als Standard, und jedes neue Angebot übernimmt sie. Änderungen pro Angebot berühren die Vorlage nie.
Steuersätze. Definieren Sie die Sätze, die Sie tatsächlich verwenden, und markieren Sie einen als Standard. Wenn Sie aus der Buchhaltungssoftware synchronisiert haben, sind sie schon da — wählen Sie nur den Standard aus.
Artikelkategorien und die Artikelbibliothek. Kategorien halten große Angebote übersichtlich und bringen ihren eigenen Standard-Steuersatz mit. Die Artikelbibliothek speichert Ihre Standardprodukte und -dienstleistungen mit Preisen — ein Angebot zu erstellen heißt dann Artikel auswählen statt neu eintippen. Auch der KI-Angebotsgenerator nutzt Ihre Bibliothek und Kategorien, um realistische, korrekt bepreiste Entwürfe zu erzeugen.
Angebotsablauf. Legen Sie fest, wie viele Tage Angebote offen bleiben (standardmäßig 30). Abgelaufene Angebote werden automatisch geschlossen.
Zahlung standardmäßig erforderlich und der Prozentsatz der Zahlungsbedingungen aus Schritt 2.
Preise inklusive Steuer — prüfen Sie, ob der Preismodus zur Angebotspraxis Ihrer Region passt. Das beeinflusst die Berechnung jedes neuen Angebots, die PDF und die Art, wie Rechnungen in Ihrer Buchhaltungssoftware ankommen.

Schritt 5: Ihr Team einladen

Einstellungen → Teammitglieder — laden Sie die Personen ein, die Angebote erstellen und versenden. Pro umfasst bis zu 10 Teammitglieder; Business ist unbegrenzt. Jedes Mitglied meldet sich mit eigenem Konto an (aktivieren Sie in den Einstellungen die Zwei-Faktor-Authentifizierung für alle, die mit Zahlungen zu tun haben).

Die Checkliste

Bevor Sie Ihr erstes echtes Angebot versenden, sollten Sie Folgendes haben: ✓ Firmendaten und Logo, ✓ Stripe verbunden mit einem Standard für Zahlungsbedingungen, ✓ Buchhaltungssoftware verbunden mit aktivierter Auto-Synchronisierung, ✓ eine Standardvorlage für Geschäftsbedingungen, ✓ Ihre Steuersätze mit einem Standard, ✓ eine Artikelbibliothek mit Kategorien, ✓ den richtigen Preismodus für Ihre Region.

Das ist ein Arbeitsbereich, in dem jedes neue Angebot korrekt startet. In Teil 2 verbinden wir das Ganze mit Ihrer eigenen Software: eine OAuth-Anwendung erstellen, sie autorisieren und Angebote aus Ihrem ERP über die QuoteCrest API steuern.